美人秘書のために名刺発注マニュアルを作ってみた

弊社には事務社員がおりませんので、名刺発注は当然自分でやっている訳ですが、事務社員が入った時に備えて、マニュアル作りを随時行っています。めっちゃ美人な秘書を側におくのは夢の一つ。。笑

例えば名刺発注であれば・・。

【名刺発注手順】
①名刺発注(編集用)をコピーしてデスクトップに貼付け
②コピーした名刺発注(編集用)データを編集
※編集後は、以下を必ず確認すること
□氏名に誤字はないか
□名字と名前の間のスペースの位置は正しいか
□英字氏名に誤字はないか
□英字氏名の名字と名前の間のスペースの位置は正しいか
□役職名に誤字はないか
□メールアドレスに誤字はないか
□住所、TEL、URLに誤りはないか
③保存して終了
④保存したデータをコピーしてデスクトップに貼付け
⑤保存データのレイヤーを固定
⑥保存して終了
⑦フォルダを作成し、保存データを入れzipする
プリントパックに依頼
⑨データを名刺フォルダに保存
⑩領収書は領収書フォルダに保存

※フォルダ名や細かい手順も追記します。

マニュアルって作ってる側は、”ここまで書かなくていいだろ”って思いがちですが、意外と書いてないことでつまずくんですよね。

ですので、まずマニュアルを見ながら作業してもらい、進めなかった箇所を随時追記します。それを引継ぐ度に繰り返していけば、自動的に洗練されたマニュアルへと進化していくのです。

社長がやらなくても済む作業は、全て社員に任せましょう。
社長は会社を守るためにやるべき、社長にしかできない仕事に集中しましょう。

そのためには、社員任せにするのではなく、誰に変わっても作業が滞らない仕組みを設立初期の段階から準備しましょう。